Näkökulmia projektijohtamiseen osa 2: Johda priorisoimalla projektisalkkua

Projektisalkku on jo lähes jokaisessa organisaatiossa käytössä tai sen käyttöönottoa viimeistään jo suunnitellaan. Projektisalkun tyypilliset hyödyt ovat viestinnälliset ja päätöksenteon tukeen liittyvät.

Organisaatioissa halutaan tehdä läpinäkyväksi 5 minuutissa mitä projekteja organisaatiossa on ideoinnissa, valmistelussa, suunnittelussa ja toteutuksessa. Aktiivisten projektien tilannekuva tulee projektikohtaisesti avautua intuitiivisesti kerta silmäyksellä.

Ennen projektisalkkua johdolla ja muilla päätöksentekijöillä ei ollut käytössään riittävää yhteisesti jaettua ajantasaista tilannekuvaa. Nyt tilanne on jo toinen valtaosassa organisaatioita.

Seuraavassa vaiheessa useat organisaatiot siirtyvät johtamaan projektisalkkua priorisoimalla. Priorisointi on usein yhteenveto projektin hyödyistä suhteessa panostuksiin ja riskeihin. Priorisoinnilla painotetaan tulevaisuuden tavoitteita. Vahvistetaan näkemystä suhdanteista, liiketoimintaympäristön muutoksista sekä uusien trendien luomista mahdollisuuksista.

Johtamista priorisointi tukee erityisesti päätöksenteon perustana. Priorisoinnin vahvuutena on että se voidaan ajan tasalla olevan tiedon pohjalta tehdä tarvittaessa päivittäin. Suuremmissa projektisalkuissa näin tapahtuukin ja pienemmissä viikoittain tai vähintään kuukausittain. Jokainen käynnistettävä projekti on nimittäin konkreettinen priorisointipäätös. Laajemmat priorisointipäätökset ovat esimerkiksi päätökset uusista kehitysohjelmista tai käynnissä olevien ohjelmien laajentamisesta tai hallitusta kaventamisesta.

Priorisointia jatkuvasti ja kyvykkyyksiä kehittäen

Priorisointi on analysoinnin pohjalta tehtävä päätös. Priorisoimme omaa ajan- ja rahankäyttöä siitä hetkestä alkaen kun saamme siihen päätösvallan. Priorisointi on läsnä päätöksenteossa kokoajan. Projektisalkunhallinnassa priorisoinnin vaikutukset ovat kollektiivisia ja priorisointia ohjaavat organisaation strategiset ja liiketaloudelliset omistajaohjauksen tavoitteet.

Priorisoinnille tärkeää on momentum – hetki jolloin päätös tehdään ja viestitään sekä sen toimeenpanon edellytykset. Liian myöhään tai varhain tehdyt päätökset eivät luo tavoitteelle täyttä edellytystä toteutua. Siksi priorisointia tulee opetella ja siihen tarvittavaa kyvykkyyttä kehittää.

Priorisoinnin edellyttämä kyvykkyys koostuu useista asioita. Niitä ovat mm. käsitys liiketoiminnasta, toimintaympäristöstä kuten kilpailijoista ja lainsäädännöstä, toimialan luonteesta ja trendeistä, suhdanteiden vaikutuksista, omistajaohjauksen tavoitteista, asiakkaiden tarpeista, käytettävien raaka-aineiden ja alihankinnan kustannuksista sekä oman organisaation kokonaisarkkitehtuurista. Tarkoittaen että priorisointipäätöksiä ei tule tehdä pelkästään intuitiosta voimaantumalla vaan yhdistelemällä faktoja ja kokemukseen aikaisemmin opitusta.

Jokainen priorisointipäätös – suuri tai pieni – on ohjausliike organisaation toiminnassa

Projektisalkussa kohteena ovat päätökset kuten investoinnit, tuotekehitys, projektitoimitukset sekä oman toiminnan ja kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen.

Palvelusalkussa vastaavasti päätökset ovat aktiivinen palveluiden elinkaarenjohtaminen asiakastarpeiden, markkinatilanteen ja liiketoiminnallisten tavoitteiden suhteen. Sovellus- ja järjestelmäsalkussa näkökulmana on organisaation kokonaisarkkitehtuurin business-fit eli mm. palveluiden ja prosessien vaatimusten mukaisuus.

Priorisoinnilla on lyhyen ja pitkän tähtäimen vaikutuksia. Lyhyen tähtäimen operatiiviset ja taktiset vaikutukset voivat liittyä henkilöiden resursointiin, tuotantokapasiteetin viikko- tai kuukausitason käyttöasteeseen tai vuosineljänneksen liiketuloksen optimointiin. Strategisempien priorisointipäätöksien vaikutukset vaikuttavat vuoden tai sitä pidemmän ajanjakson päähän.

Strategisia priorisointipäätöksiä ovat tuotteiden ja palveluiden alkavat tai päättyvät elinkaaret, yritysjärjestelyt, toiminnan ulkoistukset, investoinnit ja NPD sekä R&D panostukset.