LEAN on assistentin tehokkain kiireentappoase

Avokonttorissa tapahtuvat jatkuvat keskeytykset. Viikoittaiset palaverit, joista puuttuu selkeä agenda. Jatkuva multitasking ja työpöydälle kasaantuvat paperi- ja muistilappupinot.

Kiire, palaverikierre ja monien työtehtävien tekeminen samaan aikaan on varmasti tuttua joka työpaikassa. Hulinan keskellä aamulla aloitettu työtehtävä on helposti tekemättä vielä iltapäivälläkin.

Kiirepyörteen keskelle joutuvat yleensä erityisesti assistentit ja sihteerit, joiden työnkuva on usein laajempi kuin monen tarkasti rajatuissa asiantuntijatehtävissä työskentelevän. LEAN-filosofiaa sovelletaan nykyään laajalti organisaation kaikilla osa-alueilla. Assistentin työ hyötyy virtauksen edistämisestä ja hukan minimoimisesta siinä missä muutkin työtehtävät. Kokosimme kolme kohtaa, joihin liittyvän hukan assistentti voi ”liinata” toimistotyössä.

  1. Fyysinen ja digitaalinen työpiste

Ei ole pikkujuttu, millainen fyysinen työympäristösi on. Vietät työpisteelläsi viikoittain suurimman osan päivästäsi. Sotkuinen työpöytä ja turhaa tavaraa pursuilevat laatikot edesauttavat epäjärjestystä ja hukkaa.

Tavaroiden karsiminen ja lajittelu tehostavat työntekoa. Kun pöydällä on vain tarpeellisia esineitä hyvässä järjestyksessä, vapautuu tavaroiden ja papereiden etsimiseen käytetty aika arvoa tuottavaan työskentelyyn.

Fyysisen työpisteen siivoamisen lisäksi myös sähköpostin siivoaminen ja filttereiden asettaminen saa ihmeitä aikaan. Työn teho paranee, kun sähköpostilaatikko ei täyty turhasta viestitulvasta.

  1. Omat työvaiheet ja -tehtävät

Asioiden lykkääminen, sähköpostien kasaantuminen ja asioiden hoitaminen epäjärjestyksessä katkaisevat työn virran. Asiakasarvon lisääminen jää takkuilevien prosessien jalkoihin.

Varmista, että edistät jokaista työtehtävää jollain tavalla. Jos et juuri sillä hetkellä ehdi vastata sähköpostiin tai viimeistellä pöytäkirjan puhtaaksikirjoitusta, huolehdi, että teet jotain asian edistämiseksi. Älä jätä itsellesi liian vaikeita tai aikaa vieviä työtehtäviä roikkumaan, vaan delegoi ne mahdollisuuksien mukaan muualle. Siirrä vastaamattomat sähköpostit odottamaan käsittelyä niille tarkoitettuun sähköpostikansioon.

  1. Oman työyhteisön toimintatavat

Assistentti voi vaikuttaa pitkälti omaan työhönsä, mutta koko työpaikan prosessit ja toimintatavat vaikuttavat myös jokaisen henkilökohtaiseen työhön. Huonosti suunnitellut työn prosessit ovat tehokkuuden tiellä, työskentelitpä kuinka tehokkaasti tahansa.

Organisaatioiden palaverikäytännöt ovat usein selkeä ketteröittämistä vaativa kohta. Jos palavereilta puuttuu selkeä päämäärä ja lopputulos on lähinnä muistilista seuraavaa palaveria varten, tulisi hälytyskellojen soida. Kokouskäytännöt kannattaa suunnitella niin, että palaveripöydän ääreen istutaan vain oikeasti tärkeiden asioiden vuoksi.

Tehokkuus ja hyvä työflow etenevät usein ylhäältä alaspäin. Kun työpaikan yleiset prosessit ja toimintatavat ovat kunnossa, on työntekijöiden helppo muokata myös omia työskentelytapojaan.