Assistentti – työpaikan joustava jonglööri

Kauas on tultu niistä ajoista, jolloin assistentin tärkeimpiä tehtäviä oli mm. kopiointi, faksien lähettäminen, arkistointi mappeihin ja kahvin keitto. Yksi asia on kuitenkin pysynyt samana: assistentin oletetaan edelleen tietävän kaikki asiat, joten häneltä voi kysyä ihan mitä vain! Siksi häntä voi itseoikeutetusti kutsua työpaikan joustavaksi jonglööriksi.

Monipuolinen avustavien töiden koordinointi ja muiden työntekijöiden sekä johtajien töiden mahdollistaminen on edelleen assistenttitoimen ydin. Kuten kaikessa muussakin työssä, isoja muutoksia tapahtuu myös assistentin toimenkuvassa. Muuttuva työn sisältö laajenee entisestään ja aiempaa monipuolisempaa osaamista tarvitaan. Enää ei riitä, että osaa Wordit, Excelit ja muut toimisto-ohjelmat sujuvasti. Monissa firmoissa siirretään tietotekniset asiat assistenttien hoidettavaksi samalla, kun tekniset henkilöt saavat lähteä.

Lisäksi monissa paikoissa tarvitaan entistä monipuolisempaa kielitaitoa. Osa voi joutua opiskelemaan hyvinkin eksoottisia kieliä, kun yritys on fuusioitunut kansainväliseksi. Myös luovuus on valttia ja huumorintajua koetellaan milloin missäkin tilanteessa. Joustavuuden tarve aina vain kasvaa.

Jos priorisointikyky on aina ollut tärkeää, on se tänä päivänä entistä isommassa roolissa. Lukuisten kiireellisten töiden joukosta on vain osattava löytää ne kaikista tärkeimmät ja kiireellisimmät. Koska tämä toimiston tuhattaituri ei hänkään ihan kaikkeen taivu, ihminen kun on, niin hänen onkin hyvä oppia pyytämään apua. Tämä voi vaatia asennemuutoksen: avun pyytäminen ei ole heikkouden, vaan inhimillisyyden merkki! Erityisesti priorisointiapua tarvitaan lähiesimieheltä tai nykyisin useilta esimiehiltä, joiden kaikkien mielestä juuri se oma työ on kaikkein kiireellisin. Omaa asennetta assistenttityötä kohtaan on muutenkin hyvä tarkastella: kuinka paljon vanhoja jäänteitä siinä on huolimatta siitä, että työ on muuttunut paljon vuosien varrella? Läsnäolotaitojen harjoittelusta on tutkitusti apua, kun haetaan keskittymistä olennaiseen.

Samalla, kun lisääntyy tarve uusille konkreettisille taidoille, tarvitaan myös henkisiä voimavaroja ja itsensä rehellistä tuntemista. Assistentti on perinteisen toimenkuvansa vuoksi pitänyt matalaa profiilia, toiminut taustalla ja turhankin vaatimattomana hoitanut tunnollisesti työnsä. Kysymys on kuitenkin kovan luokan asiantuntijuudesta. Siksi assistentin on syytä oppia arvostamaan omaa ammattilaisuuttaan ja tuoda se myös reippaasti esille!  Omien vahvuuksien tunnistaminen ja rohkeus tuoda esille omia ideoitaan ovat hyviä tapoja asiantuntijuutensa haltuun ottamisessa. Kyse on terveestä itsensä kunnioittamisesta ja siitä juontaa myös asiantuntijuuden arvostaminen.

Koska assistentti on niin monien eri ihmisten ja tahojen kanssa tekemisissä, edellytetään häneltä myös sujuvia kommunikointitaitoja ja kykyä verkostoitua. Assistentilla on roolinsa vuoksi myös erittäin iso tehtävä  työyhteisön hengen luomisessa. Usein hän osaakin paljon paremmin kehua ja kannustaa muita, kuin itseään.

Aikamoisesta moniosaajasta siis on kyse! Ilman näitä työpaikan jonglöörejä ei tämä yhteiskunta pyörisi! Työ on taatusti mielenkiintoista ja monipuolista. Panostaminen pelkästään asiaosaamiseen on kuitenkin lyhytnäköistä. Tulevaisuuden parhaat assistentit tuntevat aidosti itsensä ja osaavat myös johtaa itseään toimien samalla kävelevänä esimerkkinä muulle työyhteisölle.

Post A Comment

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *