Sammio

Digitaalisten palveluiden ostaminen ja kilpailutus | 12.12.2017 | Taitotalo Kongressikeskus, Helsinki

Käytännön realismia IT-järjestelmien ostamiseen ja kilpailutukseen

Koulutus käsittelee eri tapoja valmistella tietojärjestelmäuudistuksia, erilaisia malleja kilpailuttaa kumppani ja eri tapoja johtaa projekteja.

Kouluttaja on pitkän linjan digitaalisten palveluiden konsultti, jolla on pitkä tausta palveluiden suunnittelusta ja uudistushankkeiden valmistelusta niin yksityisellä puolella kuin julkisella sektorilla. Kouluttajan yritys North Patrol toimii riippumattomana konsulttitalona, joka avustaa vuosittain useiden kymmenien julkisten kilpailutusten läpiviennissä.

Koulutuksessa käsiteltävät kilpailutusesimerkit ovat pääosin verkkopalveluiden ja muiden digitaalisten palvelukanavien alueelta. Erilaiset caset käsittelevät mm. verkkosivustojen, asiointikanavien, web-sovelluksien, mobiilisovelluksien ja erilaisten sisäisten tietojärjestelmien (esim. intranetit) kilpailutuksia.

Koulutuksen päähuomio on erilaisten kilpailutusmenetelmien valinnassa ja niiden soveltuvuuden arvioinnissa erilaisiin tilanteisiin. Lisäksi käsitellään eri kilpailutusmallien soveltuvuutta erilaisiin markkinoihin ja tietojärjestelmien alueisiin.

Koulutuksen päiväohjelma

Pidämme kahvitauot sopivissa väleissä aamu- ja iltapäivällä.

Aamun teema: Mikä menetelmä ja lähestymistapa sopii mihinkin tilanteeseen?

8.30

Ilmoittautuminen ja aamukahvi

9.15

Hankinnan valmistelun "isot päätökset"

a) Minkälaista tietojärjestelmää/tuotetta ollaan ostamassa? IT-markkinan yleiskuva vuonna 2017:

  1. Täysin valmiit, palveluna ostettavat tietojärjestelmät ja palvelut
  2. Pitkälle tuotteistetut järjestelmät
  3. Tuotteistetun alustan päälle tehtävät palvelut
  4. Täysin räätälöidyt, omalla tiimillä kehitettävät palvelut

Mihin suuntaan markkina on menossa? Mitkä asiat menevät mihinkin suuntaan? Miten räätälöinnin määrä JA valmispalveluiden määrä voivat kasvaa samanaikaisesti?

b) Kannattaako valita teknologia etukäteen? Miten voi valita teknologian etukäteen? Mitä hyötyjä ja riskejä? Miten teknologian esivalinta perustellaan? Esimerkkejä erilaisista tilanteista, esimerkiksi Microsoft-tuotteiden maailma vs. avoimen lähdekoodin maailma. Millainen on pelkästään teknologiaan kohdistuva kilpailutus? Mitä hankintalaki linjaa teknologian esivalinnasta? Miten tämä eroaa vallitsevista käytänteistä?

c) Millaisen projektimallin haluaa? Haluaako itse johtaa toteutuksen, vai haluaako tiukan projektitoimituksen? Kuinka toteutuksen ja käyttöönoton haluaa vaiheistaa? Onko enää olemassa ei-ketteriä projekteja? Mitä ostajan pitää tänä päivänä ymmärtää ketteryyden eri malleista?

Esimerkkeinä käytetään tunnettuja digipalvelu-uudistuksia julkisella sektorilla ja näiden valitsemia lähestymistapoja ja kilpailutusmalleja.

10.30

Kilpailutusmenetelmien vertailu digipalveluiden hankinnan näkökulmasta

Erilaiset mallit kilpailutukseen julkisella sektorilla:

  1. Projektikohtainen kilpailutus julkisella hankintailmoituksella
  2. Puitesopimuksen kilpailutus julkisella hankintailmoituksella
  3. Olemassa olevan puitesopimuksen sisäinen kilpailutus (esim. Hansel, KL Kuntahankinnat)
  4. Mitä voi ostaa minikilpailutuksella alle 60 000 eurolla?

Katsaus keskeisiin hankintamenettelyihin ja näiden erityispiirteisiin:

  • Avoin menettely
  • Rajoitettu menettely
  • Kilpailullinen neuvottelumenettely
  • Neuvottelumenettely
  • Uuden hankintalain ”erikoismenettelyt”, innovaatiokumppanuus ja dynaaminen hankintajärjestelmä
  • Uuden hankintalain tuomat joustot EU-kilpailutusrajan alle meneviin hankintoihin

Esimerkkejä erilaisista hankkeista, joissa on käytetty mainittuja menettelyjä onnistuneesti (ja myös joitain esimerkkejä vähemmän onnistuneista caseista).

Toimittajanäkökulma: Millaisia toimittajia saa minkäkin menetelmän kautta? Vaikuttaako menetelmä siihen millainen toimittaja todennäköisesti voittaa? (Vastaus: Kyllä.) Miksi ja millaisissa tilanteissa toimittajat harkitsevat markkinaoikeuteen haastamista?

11.30

Yhteenvetoa aamupäivästä

  • Mitkä kilpailutusmallit ja hankintamenettelyt sopivat parhaiten millekin projektimallille
  • Millä perusteilla ja missä tilanteissa teknologian esivalinnasta on isoimmat hyödyt
  • Miten valittu kilpailutustapa ohjaa toimittajia, ja millaiset toimittajat voittavat missäkin mallissa
12.00

Lounas

Iltapäivän teema: Millaisia ehdottomia vaatimuksia ja vertailukriteereitä kannattaa käyttää eri kilpailutusmalleissa? (Ja millaisiin tarjouksiin ja toimittajakandidaatteihin ne johtavat.)

13.00

Miten valita ketterän tiimin ja projektitoimituksen välillä?

Lähtökohta: Ei ole olemassa ”parasta” tapaa tehdä digipalveluita, on vain erilaisia malleja, jotka sopivat eri tilanteisiin. Onnistuneen kilpailutuksen kannalta tärkein asia on valita oikea tekemisen malli oikeaan tilanteeseen (ja oman organisaation toimintaan nähden).

Erilaiset projektimallit (karkeasti):

  1. Tiukka projektitoimitus, jossa toimittaja päättää (useimmat) projektin aikaiset työtavat ja toimittaja vastaa projektin läpiviennistä
  2. Omassa johdossa toimiva ketterä tiimi, jossa tilaaja päättää projektin aikaiset työtavat
  3. Yhdistelmämalli, jossa ensimmäinen vaihe projektitoimitus-tyyppisesti, mutta jatkokehitys ketterien mallien mukaisesti

Käsiteltäviä kysymyksiä mm.:

  • Millaisiin tilanteisiin eri projektimallit sopivat, ja miten oman organisaation kulttuuri vaikuttaa? (esim. pienet hankkeet yleensä tiukkoja projektitoimituksia, isommat joko yhdistelmämalleja tai omassa johdossa tehtäviä hankkeita)
  • Mitä ketterä tiimin johtaminen edellyttää asiakkaalta? (organisaatiolta & tuoteomistajalta)
  • JIT2015 -ehtojen näkökulma ketterään kehittämiseen (ja miksi JIT2015:n ketteriä ehtoja ei tulisi käyttää sellaisenaan milloinkaan)

Keskustelu: Miten paljon ketterien menetelmien periaatteista voi joustaa ja silti kutsua tekemistä ketteräksi kehittämiseksi?

Esimerkkejä: Esim. Isot julkishallinnon verkkosivustouudistukset, joita tehdään erittäin ketterästi, mutta myös erittäin tiukoilla projektitoimitusmalleilla (ja kummatkin mallit tuottavat onnistuneita lopputuloksia).

Toimittajanäkökulma: Millaiset toimittajat lähtevät mukaan projektitoimituskisoihin, millaiset ketterän tiimin kilpailutuksiin? Miksi? Mitä asioita toimittajat katsovat kilpailutuksissa? (vs. Mitä heidän pitäisi katsoa).

14.00

Yhteenvetoa

Ketterän kehityksen riskit ja edut vs. Projektitoimitusmallin riskit ja edut

14.15

Iltapäiväkahvi

14.30

Kilpailutuksen vertailukriteerit ja pisteytysmallit

Ketterän tiimin kilpailutus vs. projektitoimituksen ostaminen

Esimerkkien kautta käsitellään erilaisia malleja pisteytykseen, joita mm. North Patrol on käyttänyt kilpailutuksissaan.

Käsiteltäviä kysymyksiä mm.:

  • Hankinnan kohteen kuvauksen vaikein kysymys: Miten on järkevää kuvata projektin ensimmäinen vaihe, jota vastaan sitten kilpailutetaan? Mitä speksataan ja miten? Edellytetäänkö voittavan toimittajan noudattavan ehdotuksiaan 1:1 kun työt alkavat?
  • Esimerkkejä erilaisista vaatimusmäärittelyistä ja konseptiprotoista, joita käytetty kilpailutuksissa.
  • Esimerkkejä laatupisteytysmalleista, mm. ratkaisukuvauksien ja toimitussuunnitelmien pisteytyksestä.
  • Tiimin ostamisen pisteytysmenetelmät: henkilöiden pisteytys, referenssien pisteytys, haastattelujen pisteytys – mitä saa pisteyttää ja mitä ei saa? mitä kannattaa pisteyttää ja mitä ei?
  • Jos on päättänyt ostaa tiimin omaan johtoon, mitä kannattaa suunnitella ja mallintaa ennen kilpailutusta?

Toimittajanäkökulma: Miten toimittajat suhtautuvat laatupisteytyskysymyksiin, kuten ratkaisukuvauksien edellyttämiseen? Miten ratkaisukuvauksiin kannattaisi toimittajien vastata?

15.45

 Yhteenveto päivästä ja osallistujien palautteet

16.00

Koulutus päättyy

16.00-16.30

Vapaaehtoinen Q&A -sessio kouluttajan kanssa

Mahdollisuus esittää omia täsmäkysymyksiä, joita ei päivän aikana ehtinyt tai muistanut kysyä.

Seuraava toteutus 12.12.2017

Koulutus järjestetään Taitotalon Kongressikeskuksessa, osoitteessa Valimotie 8, 00380 Helsinki. Katso koulutuspaikan  sijainti ja saapumisohjeet. 

Hinnat

Yksityinen sektori / Julkinen sektori

Etuhinta 13.10. asti

1 195 €/ 795 €

Etuhinta 10.11. asti

1 245 €/ 845 €

Normaalihinta

1 295 €/ 895 €

Hintaan lisätään alv 24 %. Hintaan sisältyvät sähköiset materiaalit, kahvit ja lounaat. Seminaarimaksun laskutamme ilmoittautumisen saatuamme.

Ilmoittaudu

Miksi osallistua:

Koulutuksessa käydään erittäin esimerkkivetoisesti läpi erilaisia tapoja toteuttaa uusia tietojärjestelmiä. Koulutuksen jälkeen osallistujat osaavat valita itselleen sopivimman kilpailutusmenetelmän ja perustella valinnan. Lisäksi koulutuksessa käydään läpi käytännönläheisesti erilaisia tietojärjestelmien ostamiseen sopivia vertailukriteereitä ja pisteytysmalleja ja etenkin laatupisteytyksen menetelmiä.

  • Kouluttaja

Perttu Tolvanen

Web & CMS Expert, Partner North Patrol Oy

Kenelle koulutus on suunnattu?

Koulutus on suunnattu digipalveluita kilpailuttaville asiantuntijoille, joilla on edessään vaativa tietojärjestelmähanke.

Koulutuksessa katsotaan asioita myös toimittajakentän näkökulmasta, ja keskustellaan toimittajien näkökulmasta erilaisiin kilpailutusmenetelmiin, joten koulutukseen voi osallistua myös toimittajapuolen edustajana, vaikka koulutusta ei heille ensisijaisesti ole suunnattukaan.

  • Koulutus
  • Digi & liiketoiminta
  • Koulutus
  • Digi & liiketoiminta